Nouvelle version : Gérer une annulation avec frais dans Thaïs

Pour gérer une annulation où vous allez retenir des frais vous pouvez procéder de la manière suivante :

Dans un premier temps, afin de faire apparaitre ces frais, il vous faudra créer l'article correspondant.

1. Il faut tout d'abord créer une catégorie d'article frais d'annulation afin de faciliter sa visibilité dans les statistiques.

2. Créez ensuite les articles "frais d'annulation" (selon les cas énumérés ci-dessous) en choisissant la catégorie que vous venez de configurer.

Vous avez le choix de renseigner le nom qui vous correspond, il n'est pas obligatoire de choisir "frais d'annulation" pour la catégorie ou les articles.

• Arrhes avec option d'annulation :

  • Pas de TVA
    Si le client verse des arrhes qui lui permettent d'annuler sa réservation, ces arrhes ne sont pas soumises à la TVA, car elles sont considérées comme une compensation en cas d'annulation, pas comme un paiement pour un service.
    
    Par exemple :
    
    Le client réserve une offre Flexible avec un délai d'annulation à J-7 et annule 6 jours avant.

• Acomptes ou prépaiements pour une réservation confirmée :

  • TVA appliquée
    Si le client paie un acompte ou un prépaiement pour confirmer sa réservation, la TVA s'applique, car cet argent est une avance pour la prestation de l'hôtel.

    Par exemple :
    
    Vous proposez une offre chambre seule prépayée et le client annule cette prestation dans le délai imparti.

• Annulation d'une réservation non remboursable :

  • TVA appliquée
    Si le client annule une réservation qui n'est pas remboursable, les sommes conservées par l'hôtel sont soumises à la TVA, car elles ne sont pas considérées comme une compensation, mais comme un paiement pour avoir réservé la chambre.

    Par exemple :

  Une réservation NANR au prix de 200€ pour une nuit. Le client nous a versé des arrhes à hauteur de 61€. Il a annulé sa réservation mais ces 61€ ne seront donc pas remboursés.

Rendez-vous donc dans l'onglet "Prix" sur votre réservation annulée.

1. Cliquez sur le panier afin d'ajouter un extra.

2. Sélectionnez Frais d'annulation dans "ARTICLES".

3. Sélectionnez une date de consommation.

4. Finalisez en appuyant sur "Ajouter".

Réglez ensuite le tarif de cet extra pour qu'il corresponde aux frais d'annulation.

Pour les étapes suivante, passez dans l'onglet "Facturation".

1. Cochez votre article "Frais d'annulation" ainsi que vos arrhes.

2. La fenêtre facturation s'ouvrira alors sur la droite et vous pourrez créer la facture qui correspond uniquement au prix des frais d'annulation en cliquant sur "+Créer la facture".

3. Vous pouvez également vous rendre dans "Texte libre" afin d'écrire un commentaire qui sera visible sur la facture.

Il vous suffira ensuite d'annuler la réservation et ce dossier sera donc bien régularisé.

• Acomptes ou prépaiements pour une réservation confirmée :

  • Contexte : Le client effectue un paiement à l'avance pour confirmer une réservation. Cela peut être un acompte (une partie du montant total) ou un prépaiement (la totalité du montant).

  • Justification de la TVA : Dans ce cas, la TVA s'applique parce que le paiement est considéré comme une avance pour une prestation future, c'est-à-dire la fourniture du service d'hébergement par l'hôtel. L'acompte ou le prépaiement fait partie intégrante du prix du service rendu, et donc, la TVA doit être appliquée dès ce moment.

• Annulation d'une réservation non remboursable :

  • Contexte : Le client annule une réservation qui est non remboursable. Cela signifie que même si le client annule, l'hôtel conserve tout ou partie du montant payé.

  • Justification de la TVA : Dans ce cas, la TVA s'applique également, mais pour une raison différente. Ici, le montant conservé par l'hôtel est considéré comme un paiement pour le service de réservation elle-même, et non comme une simple compensation. L'hôtel a effectivement vendu un droit de réservation, et ce service est soumis à la TVA, même si le client ne consomme pas le service final (le séjour à l'hôtel).